6 советов, как экономить при покупке канцтоваров для офиса

     Наверняка многие согласятся с тем, что канцтовары являются одной из серьезнейших статей расхода любой компании. И желание сэкономить средства при их покупке весьма закономерно. Существуют ли безболезненные способы экономить при их закупке? Или способом решения проблемы экономии видится только урезание трат на них?

А ведь разумно экономить можно и без нанесения вреда для производительности предприятия, применив 6 элементарных правил:


1. Разделяйте объемы закупаемых  канцтоваров для старых и новых сотрудников

Траты на закупку для новых работников самые масштабные,  для работников же, проработавших уже больше, чем один месяц,  просто добираются по мере надобности.

Опирайтесь на объем трат на одного сотрудника, а не предприятия или отдела. Иначе при изменении количества сотрудников  будет необходимо пересматривать лимит и объяснять перерасход или недостачу средств.

Имеет смысл сравнить разницу в использовании канцтоваров сотрудников, выполняющих одинаковые функции. Если траты у одного из них существенно боьше, значи, он не умеет оптимизировать их расход. Этому вопросу необходимо  уделить особое внимание.

2. Составляйте списки

Совет прост, но соблюдается не всегда. На бумаге четко заметно, какие позиции могут быть лишними.

Простой пример -  стикеры. Вместо них  можно использовать электронные напоминания. Их легко корректировать или удалять, они не отклеиваются и после использования  не становятся бесполезным мусором. Хотя самые срочные напоминания все равно должны «мозолить» глаза – это факт.

Уберите бесполезные товары, и вуаля! -  часть средств сэкономлена.


3. Проанализируйте - так ли нужны дорогие бренды?

Несомненно, если в вашем офисе бывает много клиентов, имидж компании исключительно важен – формируя его, вы увеличиваете свои продажи. А на имидж хорошо играют дорогие, брендовые вещи – ручки, блокноты…

Но в случае, если канцелярия в вашей компании  выполняет исключительно рабочие функции, нет смысла закупать особенно дорогую продукцию. Товары в средней ценовой категории могут быть такими же качественными.


4. Товары, плохо поддающиеся планированию  – особым пунктом

Примером такого товара служит  бумага для печати. Мало того, что нужно знать, как грамотно выбрать бумагу для печати , ее расход сложно контролировать и планировать исходя из особенностей отношения сотрудников к ее использованию. Некоторые из сотрудников умеют экономить и, например, предпочитают делать не особенно важные распечатки на оборотах черновиков, а некоторые даже наоборот - используют рабочий принтер в своих целях.

Еще хорошим примером может служить вдруг возникшая потребность  у главы предприятия в брендовой ручке или дорогом органайзере. Приобретайте эти товары отдельно, нет нужды для этого увеличивать лимит средств на покупку канцтоваров для руководства.


5. Создайте резерв

Резерв – неплохой путь к экономии. Зачастую расходные материалы вроде скоб для степлера заканчиваются у работников  «внезапно» и дабы избежать необходимости в спешке искать, где их приобрести и  избежать лишних трат за срочную доставку, сделайте постоянно пополняемый резерв , доступ к которому будет только у снабженца. У него будет время без спешки пополнять запас.


 6. Один поставщик – одно решение всех проблем

Один из самых главных пунктов. Определитесь с одним поставщиком, который будет в курсе потребностей вашего предприятия и регулярность  заказов. Это позволит избежать перебоев как с поставками товаров, так и с полной комплектацией заказов.

Помимо этого многие  компании предлагают постоянным заказчикам скидки, бонусы и работу на особых условиях.

Долгосрочное сотрудничество всегда выгодно обеим сторонам.